ぼくの仕事計画の立て方

ぼくは小学生の頃から計画を立てて行動しています。計画がないと迷いが生まれてモヤモヤしてしまうのです。

そんな、ぼくでも入社3年目まで仕事で計画を立てていませんでした。

しかし、次のようなことが起こりました。

• ミスが増える。ミスへの対処で時間が奪われる。ミスによって自信を失う。
• 計画がないと期限内に仕事が終わるか不安。不安で夜眠れない。

「これではダメだ！」
と思い、入社4年目で異動になったあとは、必ず計画を立てるようにしました。

結果、ミスが減り、期限よりも仕事を早く終わらせれるようになりました。

仕事をうまく進められるように、計画の立て方は何度もアレンジしています。

最終的にたどり着いた方法を詳しく書きました。

この記事は、ぼくが退職する前(2024年6月)に書いたものです。
そのため、一部文章が在職中を思わせる表現になっています。
※社外秘は完全に省いています。

使用ツール│Windowsのメモ帳 1つ

ぼくは基本的にWindowsのメモ帳1つで計画を立てていいます。
なぜwindowsのメモ帳なのか、理由を説明します。

Windowsのメモ帳を使う理由　4つ

■理由① どのPCでも使える

ぼくが使っていた会社PCは、情報システムを扱う部署で管理されていたため、会社が許可したソフトウェア以外インストールすることができませんでした。

また部署やPCによって使えるソフトウェアが異なるため、特殊なソフトウェアを使うと異動などでPCが変わった際に使えなくなる恐れがあります。

なので基本的にはどのWindowsPCでも使えるMicrosoftのソフトウェアを使うことになります。

Word、Excel、Outlookなど使えるソフトは色々試しましたが、現状はメモ帳に落ちつきました。

■理由② すぐに開ける

以前Excelやwordで計画を立てていた時期がありました。

ですが、Excelやwordだと会社PCの機種によっては、開くのに10秒以上かかってしまうのです。
計画に書き込みたいことがあっても、すぐには書き込めません。

そのうちExcelやwordを開くのが億劫になり、「あとでいいや」と書くの後回しにするようになりました。

そうすると書き込む内容を忘れてしまい、やるはずだった仕事を忘れることがありました。

Windowsのメモ帳なら、基本的にどのPCでもすぐに開けます。

書き込みたい内容をすぐに書け、漏れが起きづらくなりました。

■理由③ 計画立てに集中できる

一時期WordやExcelで計画を立てていました。計画立ては問題なくできます。

しかしぼくの細部にこだわりたくなる癖が出てしまい、見た目を整えたくなってしまうのです。文字の間隔やセルの幅、色などを調整するので楽しくなって、時間を無駄に消費してしまいます。

Windowsのメモ帳なら色や文字の大きさを細かく調整できないので、見た目にこだわれません。

計画を立てる作業に集中できるので、WordやExcelより計画立てにかかる時間を短くできました。

■理由④ 計画の修正が楽

学生時代や社会人2年目までは、計画をノートやカレンダーに手書きしていました。

しかし、計画立てたり修正したりするために、いちいち文字を消したり書いたりするが面倒。時間もかかります。

電子データなら文字をコピペするだけなので楽だし速いです。
他の人に自分の計画を送信して見せることもできます。

メモ帳の使い方│4段構成

ぼくは計画立てに使っているWindowsのメモ帳は、線で以下の4つの欄に分けています。

入社4年目までは1週間ごとの予定だけを書いていました。
しかし色々やり方を試していく中で、この4つに分けた方が仕事を進めやすいとわかりました。

それぞれの欄の役割を説明します。

欄1：優先順位

メモ帳の一番上は、仕事の優先順位を書く欄です。

自分が抱えている仕事を箇条書きですべて書いて、優先度を高い順に3～5個のグループに分けています。

優先度が高い仕事が上、低いものが下です。
上に書いてあるグループから優先して取り組んでいきます。

簡単に言うと、Todoリストに優先順位を付けたものです。

■優先順位欄を作った理由│「迷い防止」と「仕事量把握」

優先順位欄を作った理由は以下です。

❶次何をやろうか迷う時間を減らせるから

ぼくは基本的に複数の仕事を同時進行せず、重要なものから1つずつ進めていました。

あらかじめ仕事の優先順位を決めて書き出しておけば、仕事が1つ完了したときに、次何をやろうか迷う時間を減らせます。

❷自分の仕事量を把握しやすくなるから

優先順位欄には、自分が抱えている仕事がすべて書き出されています。そのため、この欄を見るだけで、自分の仕事量が把握しやすくなります。

仕事量が把握しやすいと

• 任された仕事を忘れづらくなる
• いま他の仕事を受けていいか判断しやすくなる
• 自分の仕事がどれくらいあるかを他人に説明しやすくなる

というメリットもあります。

■優先順位欄が一番上の理由│自分の仕事量を他人にすぐに説明するため

一番上はメモ帳を開くと最初に目に入る部分。自分の仕事量と優先度をすぐに把握できます。

他人から新しく仕事を任されそうになったとします。

そのとき、メモをすぐ開いて一番上の欄を見ながら「いま～の仕事があって、～を優先してやっているんですけど･･･」と、他人にすぐに説明できます。

■優先順位をグループで分けている理由│順位付けに悩む･番号振りなおしが面倒

ひとつづつ優先順位を①②③④⑤…と番号でつけようとすると、以下のデメリットがあります。

優先順位をつける理由は、次何をしたらいいのか迷わなくするためです。

グループ分けでもぼくは迷わなかったので、番号は付けていません。

欄2：1日ごとの計画

メモ帳の2段目には、1日ごとに「何をするか」を1カ月先まで書いています。

メモ帳の中でこの欄がメインです。基本的には毎日ここを見て作業をしています。

書いているのは仕事をもっと小さい単位に区切ったものです。
(仕事を小さい単位に区切る作業は仕事計画の立て方手順❹～❾で解説しています)

それ以外にも、忘れたくないことをここに書くようにしています。

完了したものには(済)を付けています。

計画には会議など時間が決まっているものは時間を書いてありますが、それ以外は時間は書かかないようにしています。書くとしても午前か午後かまでです。

なぜ計画に時間を含まないのか、なぜ1日ごとなのか、なぜ1カ月先までなのか、理由は以下です。

■計画に時間を含まない理由│「大変」「変更に対処しやすい」「余裕を持てる」

「計画に時間を含まない」理由は3つあります。

❶時間を考えるのは大変

計画を立てるために時間まで考えるのは大変です。
時間を考えるのに悩んで、エネルギーと時間を消費してしまいます。

それに、しっかり考えても、その通りにいかないことも多いです。

ぼくが計画を立てる目的は、

• 次に何をやるか迷わないようにするため
• やることを忘れないようにするため
• 期限内に仕事が終わらないかもという不安を解消するため

です。

だから、詳しい時間はなくても十分だと思っています。

❷計画の立て直しが楽　急な変更に対応しやすい

仕事は変更が多いです。急に会議が入ったり、他者に質問されたり、メールが来たり。

分単位で時間を細かく設定していたら、変更がある度に時間を設定し直す必要が出てきます。

時間の設定にも頭を使うので、エネルギーを消費してしまいます。

時間を含めない計画なら、単に順序を入れ替えたり、追加したりするだけで計画を修正できます。

計画の確認や修正が楽なため、効率的に業務を進められます。

❸計画に適度な余裕が生まれ、計画を達成しやすくなる

計画に詳細な時間を含めなければ、自然と余裕を持った計画を立てられます。

なぜかというと、時間が書いていないので、すきま時間を切り詰めて、限界まで予定を詰め込めないからです。

計画に余裕ができるので、計画達成しやすくなるのです。

また余裕のある計画になることで、

• 突然の変更があっても対処しやすい
• 焦らないのでミスが減る

メリットもあります。

■1日ごとの理由│1日のペース配分がわかりやすい

以前、1週間単位で計画を立てていたことがありました。
しかし、1週間単位だと進捗状況が把握しにくく、期限内に完了できるか不安を感じることがありました。

1日単位で計画を立てると、期限から逆算してスケジュールを組むことができます。

「この日は調査、次の日は資料作成、その次の日は資料チェック」

のように、毎日の作業内容を明確にできます。

1日の計画から遅れそうな場合は、「今日は残業が必要だな」と早めに気づき、対処することができます。

このように、1日単位で計画を立てることで、期限内に完了する確率が高まり、作業への不安感も軽減されるのです。

■1カ月先までの理由│月単位のルーティン作業を忘れづらい

退職前の会社では毎月最終営業日の退勤時に、その月の勤怠を報告しなければなりません。

例えば、最終営業日が6月は6/28㈮、7月は7/31㈬だとします。

• あらかじめ6/28㈮の予定に「xxx月報」と書いておく
• 実際6/28㈮の退勤前に「xxx月報」を実行して(済)を付ける
• 1ヶ月先の7月の最終営業日7/31㈬の欄を作る
• 6/28㈮の「xxx月報」を7/31㈬の欄にコピー＆ペーストする

こうすれば、7/31㈬に「xxx月報]を忘れづらくできます。

必ず1ヶ月先の計画を立てるようにしておけば、月単位のルーティン作業を忘れづらくできるのです。

欄3：各仕事の詳細

この欄では仕事ごとに内容や進め方を詳細に書いています。

各仕事1つずつ線で区切って欄を設けていて、仕事が追加されたら、この欄を増やして内容を書きます。

各仕事の詳細な計画欄の目的は以下です。

[ 欄2：1日ごとの計画 ] だけだと、
各案件完了までの道のり･全体像や途中経過
がわかりにくいです。この欄がある方確実に迷いづらい。

仕事を任されたら以下の内容を思いつく限り書くようにしています。

詳細は仕事計画の立て方順序❹～❾で解説しています。

欄4：完了したもの

[ 欄3：各仕事の詳細 ] に書いてあるもののうち、
完了したものを毎週金曜日にこの欄に移動させています。

基本的には1ヶ月間は書き残しておきます。1ヶ月後の金曜日になったら、消去します。

なぜそうしているかは以下です。

仕事計画の立て方 手順❶～⓮

新しく仕事を任された際、ぼくが計画を立てる手順を詳細に説明します。

❶ 仕事内容をメモする

仕事を任されたら計画立て用のWindowsのメモ帳の [ 欄3：各仕事の詳細 ] に、新しく欄を作り、簡単に内容と期限を書きます。

例えば「○○案件対応」のタスクは以下のように書きます

注意：期限の確認を忘れずに！

仕事を任されたら、ぼくは必ず期限を確認するようにしています。
計画を立てる作業(手順❼)では期限から逆算して、いつやるかを決めます。
期限がわからないと、計画が立てられません。

❷ 優先順位を決める

次に優先順位を考えます。

すでに [ 欄1：優先順位 ] に書いてある他のタスクと重要度や期限を比較します。
優先順位が決まったら [ 欄1：優先順位 ] にタスク名を書きます。

例えば「○○案件対応」のタスクは優先度が高いので、以下のように書きます。

目的：すぐに取り組むのか、あとまわしにするか決める

優先順位に迷う場合は、他者に聞く

ぼくは客先が関わる仕事は優先度高、社内で完結する仕事は優先度低にすることが多いです。

ぼくは優先順位が常に頭の中に入っているので、優先順位付けは1分で終わります。

❸ 「計画立て」の予定を入れる

優先順位が高い場合、 [ 欄2：1日ごとの計画 ] に「〇〇(仕事名)の計画立て」という予定を入れます。

例えば「〇〇案件の対応」の場合は以下のように書きます。

ぼくは任されたその日に計画を立てる時間を取ることが多いです。
他の仕事を後回しにしてでも「計画立て」をその日の予定に入れます。

ぼくは心配性です。「本当に完了できるかな……」と、仕事中ずっと気になってしまうためです。

❹ 考えをすべて書き出す

1日ごとの計画を見て「計画立て」のタイミングになったら、実際に計画を立てる作業に入ります。

まずは疑問点や進め方、変化点など頭で考えたことを思いつく限り [ 欄3：各仕事の詳細 ]に書いていきます。

目的：一度考えたことを忘れないようにするため。思考を整理するため。

例えば「〇〇案件の対応」のタスクの場合は以下のように書きます。

書き出す際は整理して書こうと意識はしていません。
頭の中にある考えを箇条書きで言語化していくイメージです。

❺ 不明点を調べながら、手順❹で書き出した内容を整理する

手順❹では考えを書き出しただけなので、不明点がたくさんある状態です。

不明点を1つずつを調べながら、必要な作業、既存からの変化点、疑問点、大雑把な進める順序などに整理していきます。

目的

• 思考を整理するため
• 疑問点を明確にするため

ここで一番重要なのは他人に聞かないとわからない疑問点を明確にすること。
次の手順❻で疑問点をまとめて尋ねるので、疑問点はすべて書き出すようにしています。

❻ 疑問点を尋ねる

手順❺で挙がった疑問点を他者に尋ねて、疑問をすべて解消します。

尋ねてわかったことはどんどんメモ帳に書いていきます。

❼ 完了までの詳細な手順を考えて書き出す

仕事を完了までに必要な要素が集まったので、次は詳細な進め方を考えていきます。

手順❹～❻で書き出した内容をもとに、頭で考えた完了までの手順を[ 欄3：各仕事の詳細 ]に書き出します。

ぼくは手順を下矢印(↓もしくは▼)で書き出しています。
数字で番号を振ると順番の入れ替えがしづらくなるからです。

計画する際は、できる限り詳細な部分まで考えるようにしています。

大雑把にすると漏れがでたり、後で迷う原因になります。

❽ 書き出した手順に日付を付ける

期限を確認して、期限の1～2日前に完了できるように、❼で考えた手順の横にいつまでにやればいいか日付を入れていきます。

■期限を1～2日前にしている理由　突発的な出来事に対応するため

仕事では突発的な出来事が起こることが多々あります。例えば以下です。

期限当日に完了する計画だと、突発的な出来事が起きたときに、
・計画通り進まなくて焦ったり、
・予定外の残業が増えてストレスがたまったり、
・最悪期限を守れなかったり
します。

突発的な出来事が起きたとしても、期限に間に合うように、1～2日くらい余裕を持って計画を立てています。

❾ 付けた日付に従って[ 欄2：1日ごとの計画 ]に記入

手順❽でつけた日付に従って、[ 欄2：1日ごとの計画 ] にタスクを記入していきます。

例えば「xxxxx作成　5/15」なら、
5/15の予定に「xxxxx作成　5/15」と書きます。

❿ 元々立ててあった計画を変更する

[ 欄2：1日ごとの予定 ]に書いてある元々予定を変更します。

優先順位を考えながら、後の日付に変えたり、一旦予定から削除して「計画立て直し」の予定を、後の日付に入れたりします。

例えば元々5/15㈬、16㈭に書いてあった「★xxのxxxxxxx指示図面作成」は、優先順位が低いため6/3㈪の予定に移動させています。

⓫ 計画立て完了。計画通り実行していく

1日ごとの予定を見ながら、予定通り実行していきます。実行した計画には、左横に(済)を付けています。

そうすることで、

• どこまで進んだかわかりやすい
• 達成感を味わえる

というメリットがあります。

⓬ 毎日計画を確認･修正する時間を取る

ぼくは毎日終業前に、計画を確認･修正する時間を最低30分は確保しています。
ここでやることは以下です。

⓭ 毎週金曜日に計画を更新＆保存する

■金曜日に1時間程度

毎週金曜日に計画メモを整理する時間を、1時間程度確保しています。

ここでやることは「今週の振り返り→今週分の履歴を残す→来週以降計画立て」です。

■1週間ごとに履歴を残す

ぼくは計画メモを1週間ごとで保管しています。

毎週金曜日に計画メモのファイルをコピペして、1つは今週分として計画メモ保管フォルダに移動させ、もう1つは来週分として新しいファイルを作っています。

■計画を更新＆保存する手順

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⓮ 実行した計画を案件ごとに保存する

時間があるときは、仕事が完了した際に、完了までの詳細な手順と実行履歴を別のメモに残すようにしています。

そうすることで、似た仕事を任されたときに手順がわかるため、早く対応できるようになります。

具体的な手順は以下です。

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途中で変更や追加があった場合も同じ手順

途中で変更や追加があった場合でも、計画を立てる順序は基本的に同じです。

例えば「〇〇案件の対応」のタスクで途中、△△△の部品が変更になった場合の計画立て順序は以下です。

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気を付けていること

ぼくが計画を立てて仕事を進めるときに、気を付けていたことを紹介します。

計画は詳細に書く

計画する際は、できる限り詳細な部分まで考えるようにしています。大雑把にすると漏れがでたり、迷う原因になったりします。

例えば「図面作成」をする場合、単に「図面作成」という予定を書くのではなく、以下のように詳細な手順を書きます。

単に「図面作成」だけ書くと、最後の「図面をシステムに登録する」手順を忘れることがあります。

手順書レベルで詳細な手順を書いて、ひとつずつ(済)を付けていけば「図面をシステムに登録する」手順は忘れにくくなります。

計画は時間に余裕を持つ

余裕がない詰め込んだ計画だと、以下のような突発的な出来事が起きたときに、予定通り進められなくなります。

予定通り進められなくなると、

• 立てた計画を変更する手間が発生する
• 残業が増える
• 最悪期限を守れない

ということが発生します。

突発的な出来事に対応できるよう、ぼくが計画立てで意識していることは以下です。

• 期限より2日前に完了できるような計画する。
• 分単位で時間を区切った計画は立てない。
  どんな順序で進めるかだけを計画する。　
  (詳しくはこちら)

期限と優先順位がわからない場合は聞く

計画を立てるときは、「優先度」と「期限」を明確にすることが重要。

期限がわからないと、いつまでに何をすればいいのか判断できず、計画が立てられません。

優先順位がわからないと、重要なタスクを見逃したり、後回しにしてしまう可能性があります。

ぼくは期限や優先順位がわからない場合、必ず他者に尋ねるようにしています。

取りかかる前に、必ず詳細な計画を立てる

ぼくは物事に取り組む前に必ず計画を立てています。

中には「計画を立てるのは時間のムダじゃないの？」と思う人がいるかもしれません。

ぼくは計画立ての時間を節約して進めるよりも、計画を立てる時間を確保して計画通り進めていく方が速いと思っています。

なぜなら計画を立てないで行動すると、

• 進む方向が間違っていたり、
• 作業に漏れや間違いがあることが後からわかったり、
• 何をしたらいいかわからず、迷ったり、

して、あとから計画を立てる分の時間を無駄にするからです。

立てた計画を確認･修正する時間を毎日確保する

ぼくは立てた計画を確認したり修正したりする時間を毎日30分以上は設けています。
詳細はこちら。

毎日計画を確認･修正することで、思考が整理され、次何をするか、明日何をするかが明確になります。

何をすべきかわからない不安や迷いがなくなり、より計画を達成しやすくなります。

計画を立てる時間がないような仕事は極力引き受けない

優先している仕事がある中で、「今日中にこれやって」とか「明日までにこれやって」ってというような、あまりにも急すぎる＆自分から見ると難しそうな仕事は、極力引き受けないようにしています。

理由は、

・計画を立てる時間をとれない
・元々やる予定だった仕事ができなくて、計画が崩れる

からです。

はじめて行う仕事のとき

普段計画立てを意識しているぼくでも、はじめての仕事だと計画は立てられません。

どんな手順でどれくらい時間がかかるのかが、わからないからです。

計画が立てられないので「自分にできるのかな……」と不安になります。

でも、不安を感じているだけでは前に進めません。

はじめての仕事の場合でも、不安を感じずに前に進むために、ぼくが意識している点を紹介します。

■ 仮で計画を考えてみる

完ぺきな計画は立てられなくても、「こんな流れかな？」と仮の手順を考えます。

たとえば、「まず情報を集めて、次に資料を作って、最後にチェックする」などです。

仮の手順があるだけで、「とりあえずやってみよう」という気持ちになれます。

■疑問点や不安な点を書き出す

ぼくはどこがわからないのか、何が不安なのかをすべてメモに書き出すようにしてます。

「次何したらいいかわからない」「使い方がわからない」など、何でも書きます。

書き出すことで、頭の中が整理されて、少し気持ちが落ち着く感じがします。

■ 進め方を他者に尋ねる

ぼくは一人で考え込んでしまうタイプです。

ですが自分一人で考えても、どうしても分からないことがあります。

考えたことが間違っていた場合、後でやり直しになり、 時間を無駄にしてしまいます。

そうなって前に、周りの人に進め方や疑問点を尋ねるように心がけています。

■ 進め方をメモに整理しながら進める

ぼくは、実際に進めながら、どういう順序で進めたのか気づいたことを逐一メモするようにしています。

そうすると、次に同じような仕事をするときに、計画を立てる材料にできます。

まとめ│自分に合ったやり方をしてほしい

この記事に書いた計画の立て方は、あくまでぼくがうまくいく方法です。

ぼくは計画を立てるのが得意だと自分で思っています。
逆に計画がないと不安で前に進めなくなります。
ここで紹介した方法で仕事をしないと、うまく進められないのです。

「ここまで細かく意識しないとできないんだったら、そんな仕事やらないほうがいいのでは？」と自分で思うことがあります。

中にはぼくと違い、特に計画を立てなくてもサクサク仕事をこなせる人がいるでしょう。

得意なことは人それぞれ違います。 

ぼくの計画の立て方を参考にしてもらえるのは嬉しいです。
ですが、完璧に真似るのではなく、自分の得意なことを活かして、自分のやり方を考えてほしいと思っています。